Da ansetzen, wo Sie stehen

Über die ruhige Art, IT-Entscheidungen zu treffen – mit dem heutigen Stand als Ausgangspunkt, nicht als Anklage.

Mir fällt etwas auf, wenn Geschäftsführer über ihre IT sprechen.

Sie entschuldigen sich.

Mitte fünfzig, inhabergeführte Firma, oft Steuerkanzlei oder Beratungsbüro. Im Gespräch fällt irgendwann ein Satz wie dieser: „Ich weiß, ich müsste das längst geändert haben.“

Damit meinen sie selten den alten Server allein. Sie meinen ihre gesamte IT-Welt – Microsoft 365, DATEV, OneDrive, was auch immer sie heute einsetzen. Sie kommen aus einer Informationswelt, in der sie überall lesen können, dass irgendein Teil ihrer Lösung „nicht zeitgemäß“ sei, „suboptimal“, „nicht souverän genug“.

Das ist nicht ihre Schuld. Das ist normale Informationsvielfalt im Internet. Wer viel liest, findet immer jemanden, der die eigene Lösung kritisiert. Open-Source-Foren, Datenschutz-Blogs, KI-Trainer-Welle, Cloud-Skeptiker, Microsoft-Verteidiger, Nextcloud-Aktivisten – alle haben gute Gründe für ihre Position, und alle haben unrecht, wenn sie ihre Position zur einzig richtigen erklären.

Die Konsequenz für die Person, die mir gegenübersitzt: Selbstzweifel. Geschäftsführer, die seit zwanzig Jahren ein Unternehmen führen, zwölf Familien ernähren, ihre Mandanten kennen – sitzen mir gegenüber und klingen wie Schüler, die ihre Hausaufgaben nicht gemacht haben.

Das ist falsch. Und mir hilft es, wenn ich mich frage: Wie kann ich es anders machen?

Ich bewerte nicht, was Sie heute haben

Wenn Sie zu mir kommen, sehe ich erst einmal nur eins: was bei Ihnen tatsächlich läuft.

Microsoft 365? Gut, dann reden wir über Microsoft 365.

Nextcloud? Gut, dann reden wir über Nextcloud.

Server im Keller seit zwölf Jahren? Auch gut – das ist Ihre Realität, und sie ist erstmal in Ordnung.

DATEV-Umgebung? Selbstverständlich. DATEV ist Branchenstandard für Steuerkanzleien, von der Genossenschaft der Steuerberater getragen. Wer mit DATEV arbeitet, hat einen guten Grund dafür – und ich respektiere das.

Mein Job ist nicht, Ihnen zu sagen, dass Sie etwas anderes hätten wählen sollen. Mein Job ist, von dort aus weiterzudenken, wo Sie heute stehen.

Beraten heißt für mich: gemeinsam einen Weg finden

Wenn es bei Ihnen etwas gibt, das nicht funktioniert – sei es ein langsamer Server, eine unstrukturierte Dateiablage oder ein Microsoft-365-Setup, das niemand richtig nutzt – dann gehen wir das gemeinsam an. Nicht so:

• Erst ich, dann Sie
• Erst meine Empfehlung, dann Ihre Frage
• Erst die Lösung, dann das Problem

Sondern so:

• Sie beschreiben, wo der Schuh drückt
• Ich frage nach, bis ich es wirklich verstehe
• Wir schauen gemeinsam auf Optionen
• Sie entscheiden, was Sie wollen
• Wir setzen es zusammen um

Das klingt simpel. Es ist es auch. Aber es ist das Gegenteil davon, wie viele Beratungen heute laufen.

Kaizen statt großer Würfe

Hinter meiner Arbeitsweise steht ein Prinzip, das ich mir bewusst gemerkt habe: Kaizen. Das japanische Wort für kontinuierliche Verbesserung in kleinen, alltagstauglichen Schritten.

Kaizen sagt: Der heutige Stand ist der Ausgangspunkt. Nicht das Problem.

Von dort geht es weiter – nicht in einem großen Sprung, sondern in vielen kleinen. Eine Datenablage wird strukturiert. Eine Sicherung wird eingerichtet. Ein Server wird abgelöst. Ein Kalender wird sauber geteilt. Ein Aufgaben-System wird etabliert.

Jeder dieser Schritte wirkt für sich allein klein. Zusammen ergeben sie nach einem Jahr eine deutlich produktivere IT-Umgebung. Ohne dass irgendwer den großen Wurf gemacht hat, ohne dass irgendwer „alles neu“ machen musste.

Das ist nicht der spektakulärste Weg. Aber er funktioniert. Und er respektiert, dass Sie nebenbei noch eine Firma führen.

Wahlfreiheit heißt: beide Welten mit voller Sorgfalt

Bei Taunus IT begleiten wir Kunden sowohl in der Microsoft-Welt als auch in der europäischen Welt. Microsoft 365, Nextcloud, mailbox.org, OpenTalk – wir kennen beide Welten und richten sie für unsere Kunden ein.

Was uns wichtig ist: Wir behandeln beide Welten gleichwertig.

Wenn Sie sich für Microsoft 365 entscheiden, weil es im Team etabliert ist oder weil DATEV es vorgibt, dann richten wir Microsoft 365 mit voller Sorgfalt ein. Nicht zähneknirschend. Nicht mit innerem Vorbehalt. Sondern als die für Sie passende Lösung.

Wenn Sie sich für Nextcloud entscheiden, weil Sie Wert auf Datenkontrolle legen, dann richten wir Nextcloud genauso sorgfältig ein. Auch ohne Missionseifer.

Wer von uns eine Lösung kauft, soll merken: Das ist seine Lösung. Nicht unsere mit nachträglichem Aufkleber.

Eine ehrliche Stelle: KI

An einer Stelle muss ich offen sein, weil sie wichtig ist.

Bei E-Mail, Kalender, Dateiablage, Notizen – überall dort gibt es heute echte europäische Alternativen, die ich mit voller Überzeugung empfehlen kann. Bei KI ist das nicht der Fall.

Die leistungsstärksten KI-Modelle kommen heute aus den USA: Claude, ChatGPT, Copilot, Gemini. Mistral aus Frankreich und lokal betriebene Modelle sind ernstzunehmende Alternativen, aber bei Leistung und Reife noch nicht auf demselben Stand.

Was tue ich damit? Ich nutze KI für meine eigene Arbeit – aber mit klarer Disziplin. Kundennamen, IP-Adressen, Mandantendaten werden anonymisiert, bevor sie in einen KI-Prompt gehen. Passwörter und Geschäftsgeheimnisse landen niemals in einer externen KI. Was bei der KI ankommt, ist Struktur ohne Identität.

Wenn Sie KI in Ihrem Unternehmen einsetzen wollen, gebe ich Ihnen diese Disziplin als Werkzeug mit. Wenn Sie sie nicht einsetzen wollen, ist das auch in Ordnung. KI ist heute nicht das Wichtigste an einem produktiven Büroarbeitsplatz. Das Wichtigste sind klare Prozesse, eine sortierte Datenablage und eine ruhige Methode.

Was Sie von mir erwarten können

Vier konkrete Dinge:

Ich frage, bevor ich vorschlage. Was wollen Sie erreichen? Wovor wollen Sie sich schützen? Wer in Ihrem Team trägt die Last mit, wenn etwas verändert wird? Erst wenn ich das verstehe, schlage ich Wege vor.

Ich bewerte nicht, was Sie heute haben. Es ist Ihre Realität. Ich nehme sie auf und arbeite von dort weiter.

Ich denke in Schritten, nicht in Sprüngen. Migration darf zwei Jahre dauern. Manches wird nie migriert. Das ist normal.

Ich behalte Sie in der Entscheider-Position. Sie wissen, was Ihre Firma braucht. Ich kenne die Werkzeuge. Wir treffen Entscheidungen gemeinsam.

Schluss

Wer respektiert wird, kann Veränderung zulassen. Wer bewertet wird, macht zu.

Das ist mein Verständnis von IT-Beratung. Nicht spektakulär. Nicht schnell. Aber langfristig der einzige Weg, der für inhabergeführte Unternehmen funktioniert – die ich seit zwanzig Jahren begleite.

Wenn das nach Ihrer Welt klingt: Lassen Sie uns sprechen.

Marcel Rubner ist Geschäftsführer der Rubner GmbH in Hattersheim am Main. Unter der Marke Taunus IT betreut er inhabergeführte Unternehmen bei IT für Büroarbeitsplätze – mit Microsoft 365 oder europäischen Alternativen, je nachdem, was zum Kunden passt.

Wenn Sie über Ihre eigene IT-Situation sprechen möchten: Kontakt aufnehmen.